近期多個客戶咨詢有關單位備用金的記賬方法以及如何實現(xiàn)科學合理管理的問題，我們對這一問題做一個簡單的整理，供大家參考。

備用金與借款的區(qū)別：

   備用金，一般是指企業(yè)、機關、事業(yè)單位等撥付給非獨立核算的內(nèi)部部門或工作人員備作差旅費、招待費、辦公耗材費等專用款項。從性質(zhì)上看，與借款比較相似，有部分企業(yè)會以借款的形式進行管理，在實際費用支出后，再以核銷借款的形式進行報銷。但嚴格來說，備用金不能等同于借款，備用金管理要嚴格的監(jiān)控其使用用途，特別是在行政事業(yè)單位中備用金，往往需要報財政審核。

如何記賬：

   我們建議，一般企業(yè)可采用個人借款的方式進行管理，現(xiàn)在“業(yè)務處理”——》“個人借款管理”中錄入借款，并轉記入日記賬（如果當天借當天還也可以不記入日記賬、待實際報銷后僅將實際支出記入日記賬）。行政事業(yè)單位則需要在日記賬中編制憑證，對方科目選擇“備用金”，以便進行后續(xù)統(tǒng)計查詢。此外建議建立備用金憑證的專用格式（需要套打格式請與我們聯(lián)系免費定制）。

備用金管理制度：

   （1）工作人員需臨時借用備用金時，先到財務部索取“借款單”，財務人員根據(jù)實際需要向借款人發(fā)放“借款單”，一式三聯(lián)，借款人按規(guī)定的格式內(nèi)容填寫借款日期、借款部門、借款人、借款用途和借款金額等事項，經(jīng)項目主管經(jīng)理簽字同意，再由財務負責人簽字批準后，方可到財務部辦事處辦理借款手續(xù)。財務人員審核簽字后的“借款單”各項內(nèi)容是否正確和完整，經(jīng)審核無誤后才能辦理付款手續(xù)。
  （2）借款人員完成業(yè)務后應在三日內(nèi)到財務部索取“報銷單”，填寫好“報銷單”的各項規(guī)定內(nèi)容，并經(jīng)主管經(jīng)理審批后，再將“報銷單”返回財務部，財務人員根據(jù)財務制度規(guī)定認真審核，審核無誤后，辦理報銷手續(xù)。
   （3）借款人辦理報銷手續(xù)時，財務人員應查閱“備用金”，查明報銷人員原借款金額，對報銷的超支款項應及時付現(xiàn)退還本人，對報銷后低于備用金金額款項的，應讓其退回余額以結清原借款單所借賬款。
   （4）因業(yè)務原因長期借用備用金的人員可由財務部根據(jù)實際情況核定，撥出一筆固定數(shù)額的現(xiàn)金并規(guī)定使用范圍；使用部門必須設立專人經(jīng)管定額備用金，備用金經(jīng)管人員必須妥善保存支付備用金的收據(jù)、發(fā)票以及各種報銷憑證，并設備用金登記簿，記錄各種零星支出。
   （5）財務部應當按照借款日期、借款部門、借款人、用途、金額、注銷日期建立備用金臺賬，按月及時清理。
   （6）借用備用金的人員應及時沖賬，對無故拖延者，財務部發(fā)出最后一次催辦通知后還不辦理者，財務部將從下月起直接從借款人工資中抵扣，不再另行通知。

參考資料：
百度百科詞條：http://baike.baidu.com/view/540279.htm
亞拓技術支持庫：現(xiàn)金管理中的現(xiàn)金流問題